Stichting EducExchange is verplicht een administratie voeren. Uit deze administratie moet blijken:
• Welke bedragen er (per bestuurder) aan onkostenvergoeding en vacatiegelden zijn betaald, welke bedragen zijn uitgegeven aan het werven van geld en het beheer van de instelling. Dat geldt ook voor alle andere kosten, wat de aard en omvang van de inkomsten en het vermogen van de instelling is.
• De ontvangen gelden, worden aangewend ten behoeve van de uitvoering van de doelstelling van de Stichting.
• Aan het einde van het boekjaar (dat loopt van 1 januari van een jaar tot met 31 december van het jaar daaraanvolgend) wordt door de penningmeester de boeken afgesloten. Daaruit worden de jaarstukken opgesteld bestaande uit, de winst- en verliesrekening, de jaarrekening, de balans, een staat van baten en lasten over het betreffende boekjaar opgesteld. Het bestuur beoordeelt en controleert de stukken en keurt de stukken goed middels een ondertekening en dechargeert de penningmeester. Na de goedkeuring wordt een overzicht hiervan gepubliceerd op de website.